Trong mỗi công ty,dù là công ty lớn, vừa hay nhỏ,việc sử dụng văn phòng phẩm là rất cần thiết. Nó công cụ quan trọng phục vụ cho công việc của từng thành viên trong công ty.
Dưới đây là kinh nghiệm chọn mua văn phòng phẩm mà các bạn cần lưu ý:
1. Lập kế hoạch mua văn phòng phẩm
Công ty nhỏ thường là cần văn phòng phẩm nào thì sẽ đặt loại đó mà không cần dự trù đặt trước. Đó cũng là một cách hay nếu công ty bạn không có không gian lưu trữ văn phòng phẩm. Tuy nhiên bạn sẽ gặp không ít những khó khăn sau:
- Thường thì ngoài giờ làm việc hay gấp người bán văn phòng phẩm thường không giao đến khách hàng tức thì, vì vậy bạn phải ngồi đợi và công việc cũng từ đó mà trì hoãn.
- Đặt lắt nhắt văn phòng phẩm đôi lúc người bán sẽ ép bạn mua với mức giá cao hơn so với bạn đặt mua một lần số lượng nhiều.
- Trong vài trường hợp, một số văn phòng phẩm bán hết là bạn phải cuống cuồng tìm một nhà cung cấp khác hay phải tự mình chạy xe đi tìm mua.
Lời khuyên: đối với sản phẩm văn phòng phẩm nào dùng nhiều hoặc đang trong khuyến mãi mình thường mua trữ một ít như: giấy in, bút viết, như vậy không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm thời gian làm việc. Tốt nhất là nên hoạch định cho một tuần, nếu ngân sách tốt hơn thì bạn lên kế hoạch cho một tháng.
2. Những sản phẩm văn phòng phẩm không nên chọn
- Giá quá thấp: bình thường những sản phẩm văn phòng phẩm này không có xuất xứ rõ ràng, một phần nhập từ Trung Quốc nên không đảm bảo chất lượng sử dụng. Một số người bán không trung thực còn bòn rút số lượng so với quy định từ nhà sản xuất. Người mua nào thích rẻ thì thường xuyên bị trường hợp này.
- Mẫu mã đặc biệt: các bạn nữ trong phòng ban thường chọn mua những sản phẩm văn phòng phẩm có mẫu mã đẹp. Tuy nhiên, đây là những sản phẩm văn phòng phẩm thời vụ hoặc nhà cung cấp chỉ nhập tạm về bán với giá rẻ để câu khách, cố nhiên sau đợt này thì sản phẩm cũng không còn giá trị để thực hiện đơn hàng và mình phải chấp nhận chọn sản phẩm văn phòng phẩm với giá cao hơn.
- Hàng giả hàng nhái: đây là điều quá khó cho những người mua hàng. Một khi vào vòng thì người thiệt thòi không ai khác ngoài khách hàng. Không chỉ bỏ tiền mua sản phẩm văn phòng phẩm chất lượng thấp với giá thành cao mà người dùng còn phải chịu nhiều phiều toái trong khi sử dụng.
3. Chọn sản phẩm văn phòng phẩm
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm chọn sản phẩm văn phòng phẩm thì hãy nhờ người bán tư vấn giúp bạn. Chúng ta nên hỏi là sản phẩm nào uy tín, được nhiều người chọn mua, chứ không nên hỏi sản phẩm nào tốt nhất, vì tốt nhất có thể là đắt nhất. Có thể tổng kết một số mẹo vặt chọn lựa sản phẩm văn phòng phẩm sau, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống cho bạn dễ theo dõi:
- Chất lượng ổn định và nhiều người chọn mua
- Giá thành tiết kiệm và ổn định
- Cách dùng đơn giản có phụ kiện thay thế khi cần
- Không nên chỉ chọn một loại sản phẩm nào đó
- Thương hiệu tốt
- Bạn cũng nên hỏi người bán vì sao cùng một sản phẩm có sự khác biệt về giá.
4. Chiết khấu khi mua văn phòng phẩm
Thêm một yếu tố mà doanh nghiệp nên chú ý khi chọn đơn vị cung cấp đó là vấn đề chiết khấu. Nếu bạn mua số lượng lớn, lâu dài thì bên cung cấp có chiết khấu, giảm giá gì hay không. Thường những đơn vị cung cấp văn phòng phẩm lớn, uy tín sẽ có các chế độ rất tốt dành cho khách hàng thường xuyên của mình.
5.Hóa đơn đỏ
Với nhiều doanh nghiệp việc mua bán văn phòng phẩm ở các cửa hàng nhỏ lẻ, cá nhân kinh doanh hoặc công ty văn phòng phẩm thiếu uy tín thường bị gây nhiều khó khăn về các hoá đơn chứng từ kèm theo. Việc mua bán không hoá đơn văn phòng phẩm, chứng từ hoặc chứng từ không có nguồn gốc minh bạch này gây nhiều rủi ro về pháp luật,khó khăn trong hạch toán chi phí doanh nghiệp. Khi mua hàng tại Bảo Nam, chúng tôi cam kết:
-Tất cả các hóa đơn, hàng hóa bán ra đều có hóa đơn, chứng từ, hợp đồng đầy đủ.
-Chúng tôi miễn phí giao hàng trong nội thành Hà Nội với mức giá ưu đãi, chắc chắn sẽ tốt hơn nhiều so với cửa hàng nhỏ lẻ.
-Chúng tôi có khả năng đáp ứng những đơn hàng lớn với mức giá ưu đãi cao.